Современные трактовки понятия документ

Повышение оригинальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение оригинальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения оригинальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, РУКОНТЕКСТ, etxt.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии так, что на внешний вид, файл с повышенной оригинальностью не отличается от исходного.

Результат поиска


Наименование:

курсовая работа Документ: возникновение, современные трактовки понятий. Роль в организации документационного обеспечении управления

Информация:

Тип работы: курсовая работа. Добавлен: 03.05.2012. Год: 2011. Страниц: 11. Уникальность по antiplagiat.ru:

Описание (план):

ФГУВПО
Орловский Государственный Институт Искусств и Культуры
Кафедра информатики и документоведения

Курсовая работа
по дисциплине документоведение
на тему: «Документ: возникновение, современные трактовки понятий.
Роль в организации документационного обеспечении управления».

2.2. Функции документа и его роль в организации ДОУ.
Зарождение, становление и развитие социальной системы возможно только с помощью информационных связей, которые зачастую находят материальное воплощение в документированной информации. Документы содержат самую разнообразную информацию о протекающих в обществе процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Вместе с тем документ, будучи продуктом общественного развития, одновременно и сам оказывает определённое влияние на формирование и характер общественных отношений, тормозит или, наоборот, стимулирует их развитие. Поэтому изучение любого документа невозможно вне той социальной среды, в которой этот документ появился и где он функционирует.
Как по капле воды, её внутреннему составу, можно получить определённую информацию о водоёме в целом, так и по отдельному документу можно составить некоторое первоначальное представление о характере и особенностях породившего его общества. Именно идентификация социальной сущности документа, ставшего историческим источником, лежит, в частности, в основе исторической науки и такой важнейшей её отрасли как источниковедение.
Социальная природа документа самым тесным образом связана с функциями документа. Под функцией (от лат. “functio” – исполнение) документа понимается внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления. Иначе говоря, функции документа предопределены его общественно-практическими целями и задачами, являются производными от них.
и т.д.

Перейти к полному тексту работы

Скачать работу с онлайн повышением оригинальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru

Смотреть полный текст работы бесплатно

Смотреть похожие работы

* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.

Источник

Современные трактовки понятия документ

СОДЕРЖАНИЕ ТЕРМИНА «ДОКУМЕНТ»: РАЗЛИЧНЫЕ ДЕФИНИЦИИ В СОВРЕМЕННОМ ОБЩЕСТВЕ

Бурмистрова Е.С., Чудинова К.А.

Сургутский государственный педагогический университет

Среди исследователей нет единого подхода к определению понятия «документ». «До настоящего времени – отмечает М.В. Ларин – в документоведении и архивоведении не выработано чёткого, однозначного и общепринятого термина «документ». Вместе с тем такая дефиниция необходима для развития теории документоведения» [3].

Н.С. Ларьков предложил следующую трактовку понятия: «документ» – это информация, закреплённая на материальном носителе в стабильной знаковой форме, созданным человеком способом для её передачи в пространстве и времени [4].

Для определения понятия «документ» используются и общетеоретические положения, разработанные философией, логикой, документоведением, информатикой, а также положения, содержащиеся в нормативно-правовых актах [1].

Видовые понятия, в свою очередь, будут раскрывать родовые, например: виды материальных носителей, какие реквизиты используются в том или ином документе, каким образом была зафиксирована информация и т.д.

Понятие «документ» используется во многих областях знаний и связано с предметом их исследований.

В делопроизводстве нужно обеспечивать быстрый поиск документа, а также проследить за его движением в документообороте, начиная с момента его создания и заканчивая отправлением на хранения. Кроме того, важно быть уверенным в подлинности документа. Отсюда особое внимание к официальным реквизитам: бланку установленного образца, подписи, печати, регистрационным номерам, дате. В этом случае документ понимается в первую очередь как официальная информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать и учитывать.

Кроме того, общество не стоит на месте, развиваются и технологии создания документов. Специалисты все чаще используют автоматизированные средства для создания, обработки и хранения документов. Сегодня документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию изменяться и устаревать по мере научно-технического прогресса в области техники и программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа к таким документам через определенный промежуток времени. Поэтому, возможно, и в понятие «документ» в скором времени будут добавлены и другие родовые признаки, которые будут определять понятие в целом совсем по-другому, нежели сегодня.

Список использованных источников:

Источник

Современные трактовки понятия документ

2.1. ПРОИСХОЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА.

РАСШИРЕНИЕ ПОНЯТИЯ «ДОКУМЕНТ»

Одним из важнейших проявлений человеческого поведения является коммуникация, т.е. общение с другими людьми посредством определённых знаков или символов. Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений и т.п. простейших средств зрительной, слуховой, осязательной коммуникации. Возникновение осмысленной речи и языка ознаменовало, по мнению ряда учёных, появление первой информационной технологии в истории человеческого общества.

Отделение информации от субъекта и первые попытки её закрепления были связаны с применением сигнализации. Для передачи информации в пространстве использовалась сигнализация дымом, огнём костров, звуками труб, барабанным боем, определённым образом положенными ветвью или стрелой и т.п. Использовались также предметы, которым придавалось символическое значение. Хрестоматийным стал приведённый древнегреческим историком Геродотом пример символического послания древних скифов персам. Это послание состояло из птицы, лягушки, мыши и пучка стрел и означало: «Если вы, персы, не научитесь летать, как птицы, прыгать по болотам, как лягушки, прятаться в норы, подобно мышам, то будете осыпаны нашими стрелами, как только вступите на скифскую землю».

Читайте также:  Ругаться с золовкой сонник

Для закрепления и передачи информации во времени использовались могильные холмы, курганы, кресты, надгробия, знаки собственности (геральдические знаки, межевые камни, знаки клейма для скота и т.п.).

Предметные способы общения сохранились и в наши дни: преподнесение хлеба и соли как знак гостеприимства, букетов цветов и сувениров как знак внимания, знаки различия у военных, флаги государств, система сигнализации светофорами и семафорами и т.п.

Появление письменности ознаменовало переход человечества к новой информационной технологии. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. документ.

В России термин «документ» был переведён Петром Первым именно как «письменное свидетельство». На всём протяжении 18 столетия в определении понятия «документ» выделялось прежде всего его правовое назначение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: «акт», «дело», «бумага».

Однако понятия постоянно изменяются, совершенствуются, уточняются, наполняются новым содержанием. Почему? Прежде всего потому, что углубляются представления об изучаемых явлениях и предметах, их сущности, их наиболее значимых сторонах. Постепенное накопление знаний о документах привело в 19 в. к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта документа, что нашло отражение в знаменитом словаре В.И.Даля, где документ определялся как «всякая важная деловая бумага, так же диплом, свидетельство».

В первой половине 20 столетия было существенно пересмотрено содержание понятия «информация», которое стало связываться с категорией отражения, как всеобщим свойством материи, первичным по отношению к информации. А во второй половине 20 в. с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его понятия. Именно в этот период было дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий «документ» и «информация». Однако незавершённость научных представлений и, как следствие, наличие многочисленных и разнообразных суждений о сущности, природе, содержании понятия «информация» не могли не отразиться также и на определении понятия «документ». Каким образом?

Результатом научных споров является отсутствие точного определения понятия информация. Так, в Словаре основных терминов в области информатики представлено четыре наиболее распространённых толкования этого понятия:

Неоднозначное толкование понятия «информация» вызывает в ряде случаев необходимость более чёткого его определения и фиксации в отдельных нормативных актах. Так, в ст. 2 действующего с 1995 г. Федерального Закона РФ «Об информации, информатизации и защите информации» информация рассматривается как «сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».

Таким образом, к настоящему времени понятие «документ» вобрало в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, материальный носитель, а также ряд функциональных аспектов.

Источник

Тема № 2.

2. Понятия “документ” и “информация”.

Возникновение документа. Расширение понятия “документ” с развитием науки и техники. Связь информации и документа. Определение понятия “документ” в различных науках (юридический, управленческий, исторический и иные аспекты). Определение понятия “документ” в документоведении. Определение понятия “документ” в нормативных документах и государственных стандартах. Современные проблемы научной трактовки понятия “документ”. Определение понятия “электронный документ”.

Документ (лат. – образец, доказательство, свидетельство) – от глагола учить, обучать, по другой версии от числа десять (лат. dec) –это было связано с тем, что на руках 10 пальцев – жест вытянутых рук. В дальнейшем деясять преобразовано в учу, обучаю – ученый – документ.

Слово «документ»пришло в русский язык при ПетреI(заимствовано из немецкого языка), и употреблялось оно в значении «письменного свидетельства», но почти не употреблялся. Вместо него использовали др. термины: «дело», «акт», «бумага». Постепенно термин приобрел новое значение – «важная деловая бумага» (управленческий аспект) до 20 в.

В начале 20 в. в оборот вводится более широкая трактовка, связанная с ученым Полем Отле, который выделял:

1) любой источник информации передачи человеческой мысли, знаний независимо от того воплощен ли он в материально-фиксированной форме или нет;

2) документом являются материальные объекты с зафиксированной информацией, собранной человеком для создания каких-либо коллекций.

Начиная с 1950-х гг. слово «документ» трактовалось в разных смыслах:

— в узком значении – деловая бумага, письменное удостоверение исторический источник;

— в широком – материальный объект, содержащий информацию для её распространения в пространстве и времени;

— в самом широком – любой материальный объект, несущий любую информацию.

На сегодняшний день документу придают то широкий смысл, то сводят до узкого понимания и применения в какой-либо конкретной сфере деятельности или области знаний.

Документалистика: документ – любой материальный носитель с закрепленной информацией на любом языке и любым способом.

Источниковедение: документ – как объект, специально предназначенный для передачи информации.

Юридическая наука – акцент на правовом аспекте документов – документ рассматривается как средство документирования и доказательства правовых отношений.

В сфере управления – как средство фиксации и передачи управленческих решений.

В исторических науках – как исторический источник, т.е. как носитель ретроспективной информации.

С позиции документоведения считается наиболее общим обозначение документа как материального объекта с зафиксированной на нём информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве, в целях хранения и общественного пользования. Этот термин документ или документированная информация введен на основании двуединства информации и материального носителя. Т.О. документ (документированная информация) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

На официальном уровне в 1970 г. термин документ был закреплен в Государственном стандарте «Делопроизводство и архивное дело.Термины и определения»: документ – это средство закрепления различным способом на специальном материале информации фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. В данном определении документ рассматривался как средство закрепления информации.

Читайте также:  Слушать текст во сне

В 1983 г. стандарт был пересмотрен – документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи её во времени и пространстве. Т.о., материальный носитель отделяется от информации, но в то же время дополняет и уточняет значение термина.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» – снова пересмотрен – документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Перенос трактовки с материальной составляющей на информационную.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу». Управление документами. Общие требования: документ – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Можно сделать вывод о том, что основу понятия «документ» составляют три основных компонента: информация, материальный носитель информации и фиксация информации с возможностью её идентифицировать через реквизиты.

Термины «документ» и «информация» достаточно употребляются различных законодательных актах, например:

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»: документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путём документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях её материальный носитель.

Т.о. в трактовках понятий «документ», «документная информация» находит отражение: 1) информационная сущность документа, 2) возможность идентификации информации через реквизиты.

Существующие определения, как закреплённые в действующем стандарте, так и законодательстве, сужены и предназначены для применения в практической управленческой деятельности, т.к. ГОСТР Р 51141-98 определяет реквизит как обязательный элемент оформления официального документа.

Изучение многочисленных источников показывает, что сложности трактовки понятия «документ» возникают в связи с широким или узким толкованием.

Три способа преодоления подобных разногласий предлагал известный исследователь-книговед проф. Столяров Ю.Н.: 1) необходимо использовать различные трактовки «документ», от самых широких, до самых узких. 2) необходимо признать, что разные определения используются в процессе документирования различных явлений действительности. 3) для решения научной или практической задачи необходимо исходить из общего определения документа, но вводить ограничения, существенные для данной задачи.

Несмотря на то, что документ является объектом изучения гуманитарных дисциплин (архивоведение, документоведение, источниковедение), он трактуется неодинаково. По мнению члена-корреспондента РАН Козлова В.П. «для общей теории документа принципиально важным является поиск устраивающего все эти дисциплины определения».

Документовед Шпилевская И.Н. акцентирует о необходимости в качеств главной социальную функцию документа.

Ряд документоведов придерживаются мнения, что в рамках документоведения недостаточно наличие одного признака для идентификация информации (реквизитов), целесообразно использовать и другие признаки (н-р: документ как единица ведения делопроизводства, единица хранения, единица делопроизводства).

В начале 1990-х гг. появился термин электронный документ, но в отечественном делопроизводстве от стал употребляться лишь к концу 1990-х гг. До этого общепринятым был термин «машиночитаемый документ», «документ на машинном носителе» и др. Определение термину «машиночитаемый документ» (ГОСТ Р 51141-98) – это документ, созданный с использование носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

При идентификации электронных документов следует принимать во внимание признак логической целостности (электронная запись признается электронным документом, только если она является результатом и доказательством деятельности).

Источник

Документ: возникновение, современные трактовки понятий. Роль в организации документационного обеспечении управления

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 12 Ноября 2011 в 19:56, курсовая работа

Описание

Целью работы является изучение возникновения и современные трактовки понятия «документ»; выявление роли документа в организации ДОУ.
Для достижения этой цели поставлены задачи:
1.рассмотреть эволюцию документа в его историческом развитии;
2. выявить современное определение документа;
3. основные функции документа в жизни человека и общества.

Содержание

Введение…………………………………………………………………………. 3
Глава 1. Понятие «документ» в современном обществе……………………….4
Генезис развития понятия «документ»…………………………………. 4
Современные трактовки понятия «документ»…………………………. 7
Глава 2. Значение документа в ДОУ…………………………………………. 10
2.1. ДОУ как научная дисциплина……………………………………………. 10
2.2. Функции документа и его роль в организации ДОУ……………………..13
Заключение…………………………………………………………………. 24
Список источников литературы……………………

Работа состоит из 1 файл

курсовик.doc

Во-первых, некоторые функции присущи документу изначально, независимо от воли и желания автора (функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция, функция исторического источника). Другими функциями документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных социальных потребностей.

Во-вторых, как уже отмечалось, любой документ многофункционален, т.е. обладает одновременно несколькими функциями, переплетёнными между собой, поскольку в реальной действительности различные сферы и типы социальной деятельности тесно взаимосвязаны. Однако при этом обычно преобладает какая-то одна функция.

В-третьих, функции документа можно разделить на:

-функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, политическая, идеологическая, функция защиты информации);

-функции постоянно действующие (все остальные), которые обеспечивают историческую и социокультурную преемственность

Причём с течением времени соотношение между функциями документа изменяется, поскольку изменяется место и роль документа в социальной и информационной среде, а оперативная информация превращается в ретроспективную. В результате постепенно сокращается удельный вес функций оперативного характера и возрастает значение остальных, особенно функции исторического источника. В конечном счёте некоторые функции документа полностью исчерпываются и вытесняются другими.

Документ сопровождает человека от рождения до смерти и в нем фиксируются важнейшие события всей его жизни: рождение, окончание школы, получение специального среднего и высшего образования, вступление в брак и т.д. В далеком прошлом документ появляется прежде всего для того, чтобы закрепить, подтвердить право отдельного лица, семьи, рода на землю, какое-то имущество, право на власть и т.д.

Документ стал нужен для учета скота, денег, других ценностей, для передачи распоряжений правителя. Наличие или отсутствие какого-либо документа может изменить всю жизнь человека. Еще большую роль документ играет в жизни общества, закрепляя и отражая в законах порядок организации и управления государством, правила поведения людей, порядок их взаимоотношений, принятую мораль и т.д. Таким образом, документ может выполнять много функций, иметь различные назначения. Функции документа нуждаются в детальном изучении, им посвящается раздел в курсе «Документоведение».

Читайте также:  Сон держать свое сердце

Как только появляются управляющие и управляемые структуры, сразу возникает потребность передать управленческое решение и отчитаться в его выполнении. Кончено, возможны и устные поручения, но слово кратковременно, может быть быстро забыто, не так понято и передано. Если же вопрос касается передачи права на землю, дарения или дачи каких-либо привилегий, то получающий их, конечно, хочет иметь письменные подтверждения этих прав или привилегий, закрепления их, возможность предъявить другим, передать потомкам. Первоначально в документах закрепляются лишь отдельные события, факты и мы говорим об отдельных актах документирования. Но с появлением и развитием государства функции управления усложняются. Уже не отдельный человек выполняет поручения правителя, а сначала группа людей, а затем специально созданный аппарат, который занимается определенным направлением управленческой деятельности, например дипломатическим, учетным, управляет конкретной территорией и т.д. И сразу устанавливаются информационные связи, которые обязательно закрепляются в документах. Вся управленческая деятельность обязательно документируется.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, т.к. принятое решение записывают, закрепляют в документе.

Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» в ст. 11 указывает: «В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством РФ». Этот порядок закреплен в утвержденных 15.06.2009 постановлением Правительства РФ N 477 «Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

Федеральный закон «О бухгалтерском учете», указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем «сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций», специальную статью (ст. 9) посвящает составлению первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Таким образом, документ является одним из средств укрепления законности и контроля.

Чрезвычайно важна для управленческой деятельности юридическая сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

Определенные документы, например законодательно-правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др. Но для того, чтобы документ выполнил функцию доказательства он должен быть оформлен надлежащим образом.

Ряд функций управления является типовым, присущим любому управленческому аппарату. К таким функциям относятся, например, прогнозирование и планирование, организационно- распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение и др. Эти функции отражаются в документах, общих для всех учреждений, фирм.

Можно выделить функциональные системы документации, имеющие межотраслевое значение, но можно рассматривать и отраслевую систему документации в целом. В ней найдет отражение специфика той или иной сферы деятельности.

Некоторые системы документации будут являться предметом отдельного изучения в процессе подготовки документоведа, например бухгалтерская, статистическая, таможенная и т.д.

Подавляющее количество документов создается именно в сфере управления, где все документы надо не только составить и оформить или получить извне, но и учесть, передать по назначению, проконтролировать исполнениие, сохранить, определить срок его дальнейшего хранения, передать в архив или уничтожить в соответствии с установленными правилами. Сегодня многие работы по составлению и оформлению документов, их обработке и хранению проводится с внедрением компьютерных технологий и требуют специальных знаний и умений. Специалист готовится к работе именно в сфере управления, так как информационные потоки там наиболее крупные и нуждаются в организации.

Но фиксируют информацию, имеющую официальный характер, не как попало. От документа требуется подтверждение его подлинности. Он сразу должен иметь юридическую силу. Поэтому и документ с древнейших времен составляют по особым правилам, первоначально выработанным традициями, а затем установленными нормативными актами.

В процессе становления и укрепления централизованного государства складывается единая система центральных и местных правительственных учреждений, выполнявших административные, военные, финансовые, судебные и другие функции. Эти органы были связаны с высшим государственным органом и между собой. Они постоянно обменивались документами: от вышестоящих к нижестоящим, от нижестоящих к вышестоящим и между равностоящими. Здесь уже складываются определенные правила не только по оформлению документов, но и работе с ними.

В XVI веке слово «дело» начинает употребляться как собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах 1584 г.*1 В XVII веке первоначально в устной речи появляется термин «делопроизводство», означающий сам процесс решения (производство) дела, «дело производить», решать вопрос, с XVIII века термин «делопроизводство» начинает широко применяться.

Таким образом, с развитием общества постоянно усложняется процесс управления и приходится решать все более сложные комплексы взаимоувязанных задач. Их решение зиждется на информации об управляемых объектах, носителем которой выступает документ. Международный стандарт Р ИСО 15489-1 – 2007 «Управление документами. Общие требования» и определяет документ как «зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательств при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности». Параллельно с усложнением процесса управления увеличиваются и усложняются задачи служб, работающих с документами, и все большие требования предъявляются к лицам, занимающимся этим трудом.

Источник

Поделиться с друзьями
admin
Советы экспертов и специалистов